Kelola Tamu - Foreverr Invitation

Kelola seluruh daftar tamu dari satu halaman — mulai dari input data, pengelompokan, pencarian, pengiriman undangan, hingga tindakan massal.

Apa yang Bisa Dilakukan?

Kelola Daftar Tamu

Tambah, edit, cari, filter, pilih banyak tamu, dan hapus data.

Import Data

Masukkan banyak tamu melalui Excel atau Import Contact.

Pantau RSVP

Lihat tamu yang hadir, belum konfirmasi, atau tidak hadir.

E-Invitation

Preview dan generate E-Invitation untuk satu atau banyak tamu.

Kirim Undangan

Kirim manual atau gunakan WhatsApp Official Blast.

Export PDF

Export daftar tamu berdasarkan RSVP, kategori, dan Group.

Ringkasan

Bagian atas halaman menampilkan informasi penting mengenai tamu dan pengiriman undangan.

Kuota WA Blast

Lihat kuota tersedia, terpakai, dan sisa kuota.

Status Pengiriman

Pantau pesan Sent, Delivered, Read, dan Failed.

Statistik Tamu

Lihat total tamu, RSVP, dan perkiraan jumlah kehadiran.

berbeda dengan jumlah data tamu.Contoh 6 tamu / 14 Pax berarti terdapat 6 data undangan dengan total 14 orang.

Tambahkan Tamu

Pilih metode sesuai sumber data tamu yang Anda miliki.

Manual
Import Excel
Import Contact

Gunakan Tamu untuk menambahkan satu tamu secara manual.

Buka Tambah Tamu

Klik tombol Tamu.

Lengkapi Data

Isi:

Nama Tamu
No. WhatsApp
Kategori
Group
Jumlah Tamu
Keterangan

Simpan

Klik Simpan untuk menambahkan tamu ke daftar.

Untuk nomor Indonesia, pilih +62 lalu masukkan nomor tanpa angka 0 di depan.Contoh: 081234567890 menjadi 81234567890.

Gunakan Import untuk memasukkan banyak tamu sekaligus.

Download Template

Klik Import → Download Template.

Isi dan Upload

Lengkapi template lalu upload file .xls atau .xlsx.

Import

Klik Import Sekarang dan tunggu hingga proses selesai.

Maksimal 500 tamu per proses import. Jangan refresh halaman selama proses berlangsung.

Kategori & Group

Kategori Tamu

Kategori digunakan untuk membedakan jenis tamu.

Regular

RegularUntuk daftar tamu umum.

VIP

VIPUntuk tamu kategori VIP.

VVIP

VVIPUntuk tamu kategori VVIP.

Group

Gunakan Group untuk mengelompokkan tamu berdasarkan kebutuhan acara. Contoh:

Keluarga Mempelai
Teman Kantor
Instansi
Komunitas

Pengelolaan Group tamu — Pengelolaan Group Tamu

Buat Group sebelum melakukan import jika daftar tamu sudah memiliki pengelompokan.

Daftar Tamu

Setiap baris pada tabel mewakili satu data undangan.

Kode

Kode unik tamu. Klik Kode/QR untuk membuka Preview E-Invitation.

Nama & WhatsApp

Menampilkan nama penerima undangan dan nomor WhatsApp yang tersimpan.

Kategori & Group

Menampilkan kategori Regular, VIP, atau VVIP serta Group tamu.

Meja & Keterangan

Menampilkan penempatan meja dan catatan tambahan jika tersedia.

Konfirmasi & Pax

Menampilkan status konfirmasi serta jumlah orang dalam undangan.

Status Blast

Menampilkan status terakhir pengiriman WhatsApp Official Blast.

Cari & Filter

Gunakan Cari Tamu… jika sudah mengetahui nama tamu. Untuk pencarian yang lebih spesifik, gunakan Filter.

Filter Data

Filter berdasarkan Kategori, Group, Status Blast, Konfirmasi, dan RSVP.

Reset Filter

Gunakan Reset untuk kembali menampilkan seluruh daftar.

Status Blast

Terkirim Processing Gagal Dilewati Belum Dikirim

RSVP

Hadir Tidak Hadir

Filter dapat dikombinasikan.Contoh VIP + Belum Konfirmasi untuk mencari tamu VIP yang masih perlu ditindaklanjuti.

Kirim Undangan

Undangan dapat dikirim melalui dua metode.

Kirim Manual

Kirim undangan secara individual kepada satu tamu.

WhatsApp Blast

Kirim pesan ke beberapa tamu sekaligus melalui WhatsApp Official.

Sebelum mengirim, pastikan nama, nomor WhatsApp, link undangan, dan penerima sudah benar.

Kirim Manual
WhatsApp Blast

Gunakan Kirim Manual jika ingin mengirim undangan kepada tamu secara satu per satu.

Atur Template WA Manual

Sebelum mengirim, Anda dapat mengatur isi pesan melalui Edit Template WA Manual.Variabel yang tersedia:

Variabel	Fungsi
`[NAMA-TAMU]`	Diganti otomatis dengan nama tamu
`[LINK-UNDANGAN]`	Diganti otomatis dengan link undangan personal

Contoh:

Kepada Yth.
*[NAMA-TAMU]*

Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i
untuk menghadiri acara kami.

Silakan buka undangan melalui:
[LINK-UNDANGAN]

Jangan mengubah format [NAMA-TAMU] dan [LINK-UNDANGAN] agar data dapat diproses otomatis.

Cara Kirim Manual

Cari Tamu

Temukan tamu melalui daftar atau kolom Cari Tamu….

Klik Kirim

Klik Kirim pada baris tamu yang ingin dikirimkan undangan.

Periksa Pesan

Pastikan nama tamu dan link undangan sudah sesuai.

Kirim

Lanjutkan pengiriman melalui WhatsApp yang terbuka.

Kirim Ulang

Jika undangan sudah pernah dikirim, tombol Kirim dapat berubah menjadi Kirim Ulang.Gunakan Kirim Ulang jika ingin mengirim kembali undangan kepada tamu tersebut.

Kirim Manual cocok untuk pengiriman individual, follow-up, atau pengecekan sebelum melakukan pengiriman massal.

Gunakan WhatsApp Blast untuk mengirim pesan ke beberapa tamu sekaligus melalui WhatsApp Official.

WhatsApp Blast menggunakan Kuota WA Official Blast yang tersedia pada bagian atas halaman Data Tamu.

1. Periksa Kuota

Pastikan Sisa Kuota WA Official Blast mencukupi untuk jumlah penerima.

Jika kuota tidak mencukupi, gunakan tombol Tambah Kuota.

2. Tentukan Penerima

Centang tamu yang ingin menerima pesan.Jumlah tamu yang dipilih akan terlihat pada indikator Selected.

Pilih tamu WhatsApp Blast — Pilih tamu untuk WhatsApp Blast

Gunakan Cari & Filter terlebih dahulu jika blast hanya ditujukan ke kategori atau Group tertentu.

Contoh:VIP + Belum Dikirimuntuk memilih tamu VIP yang belum menerima blast.

3. Klik WhatsApp Blast

Setelah penerima dipilih, klik WhatsApp Blast.Sistem akan menampilkan daftar penerima yang akan diproses.

4. Periksa Penerima

Pastikan jumlah dan nama penerima sudah sesuai.Jika diperlukan, gunakan Cari & tambah tamu lainnya… untuk menambahkan penerima.

WhatsApp Blast akan diproses untuk seluruh tamu yang dipilih. Pastikan daftar penerima sudah benar.

5. Pilih Template

Pada bagian Pilih Template, tentukan template WhatsApp Official yang akan digunakan.Setelah dipilih, sistem akan menampilkan Preview Pesan.

6. Periksa Preview

Pastikan sebelum mengirim:

Jumlah dan daftar penerima sudah sesuai.

Template pesan yang dipilih sudah benar.

Nama, informasi acara, dan link undangan tampil sesuai.

Sisa kuota mencukupi.

7. Kirim Sekarang

Jika seluruh informasi sudah benar, klik Kirim Sekarang.

Kirim WhatsApp Blast — Konfirmasi pengiriman WhatsApp Blast

Periksa kembali preview dan penerima sebelum menekan Kirim Sekarang, terutama untuk pengiriman dalam jumlah besar.

8. Pantau Status

Status pengiriman dapat dipantau melalui Status Pengiriman WA Blast atau kolom Status Blast pada daftar tamu.

Sent

Pesan sudah dikirim oleh sistem.

Delivered

Pesan sudah diterima perangkat tujuan.

Read

Pesan sudah dibuka oleh penerima.

Failed

Pesan gagal dikirim.

Gunakan Filter → Status Blast → Gagal untuk menemukan tamu yang pengirimannya gagal.

Manual atau WhatsApp Blast?

Kebutuhan	Gunakan
Kirim ke satu tamu	Kirim Manual
Kirim ulang ke satu tamu	Kirim Ulang
Kirim ke banyak tamu	WhatsApp Blast
Kirim ke kategori tertentu	Filter → Pilih Tamu → WhatsApp Blast
Kirim ke Group tertentu	Filter Group → Pilih Tamu → WhatsApp Blast
Follow-up tamu tertentu	Kirim Manual

Aksi Tamu Lainnya

Gunakan menu Actions untuk mengelola satu tamu.

Menu Actions Data Tamu — Menu Actions pada Data Tamu

Edit

Perbarui nama, nomor WhatsApp, kategori, Group, jumlah tamu, atau keterangan.Klik Update untuk menyimpan perubahan.

Buka Undangan

Buka halaman undangan personal milik tamu.

Hapus

Hapus data tamu yang tidak lagi diperlukan.

Pastikan data tamu sudah benar sebelum menggunakan Hapus.

Kelola Banyak Tamu

Centang beberapa tamu untuk mengaktifkan Bulk Action. Jumlah tamu yang dipilih akan terlihat pada indikator Selected.

Bulk Action Data Tamu — Bulk Action untuk beberapa tamu

E-Invitation

Generate E-Invitation secara massal.

Edit

Ubah kategori atau Group beberapa tamu.

Delete

Hapus beberapa tamu sekaligus.

Bulk Edit

Pilih Tamu

Centang tamu yang ingin diperbarui.

Klik Edit

Klik Edit pada Bulk Action.

Tentukan Perubahan

Pilih Kategori dan/atau Group.

Simpan

Klik Simpan untuk menerapkan perubahan.

Bulk Delete

Pilih tamu yang ingin dihapus kemudian klik Delete.

Selalu periksa indikator Selected sebelum melakukan Edit atau Delete massal.

E-Invitation

Satu Tamu
Beberapa Tamu

Klik Kode/QR pada tamu untuk membuka Preview E-Invitation.

Klik Download E-Invitation untuk menyimpan file.

Export PDF

Gunakan Export PDF untuk mengunduh daftar tamu sesuai kebutuhan. Data dapat difilter berdasarkan:

Status RSVP

Semua Status, Hadir, Tidak Hadir, atau Sudah Konfirmasi.

Kategori

Semua, Regular, VIP, atau VVIP.

Group

Semua Group atau Group tertentu.

Klik Export PDF

Klik Export PDF pada halaman Data Tamu.

Pilih Filter

Tentukan Status RSVP, Kategori, dan Group.

Download

Klik Download PDF.

Export PDF Data Tamu — Export daftar tamu ke PDF

Contoh: pilih Status RSVP → Hadir dan Kategori → VIP untuk mendapatkan daftar tamu VIP yang hadir.

​Apa yang Bisa Dilakukan?

Kelola Daftar Tamu

Import Data

Pantau RSVP

E-Invitation

Kirim Undangan

Export PDF

​Ringkasan

Kuota WA Blast

Status Pengiriman

Statistik Tamu

​Tambahkan Tamu

​Kategori & Group

​Kategori Tamu

Regular

VIP

VVIP

​Group

​Daftar Tamu

​Cari & Filter

Filter Data

Reset Filter

​Status Blast

​RSVP

​Kirim Undangan

Kirim Manual

WhatsApp Blast

​Atur Template WA Manual

​Cara Kirim Manual

​Kirim Ulang

​1. Periksa Kuota

​2. Tentukan Penerima

​3. Klik WhatsApp Blast

​4. Periksa Penerima

​5. Pilih Template

​6. Periksa Preview

​7. Kirim Sekarang

​8. Pantau Status

Sent

Delivered

Read

Failed

​Manual atau WhatsApp Blast?

​Aksi Tamu Lainnya

​Kelola Banyak Tamu

E-Invitation

Edit

Delete

​Bulk Edit

​Bulk Delete

​E-Invitation

​Export PDF

Status RSVP

Kategori

Group

Apa yang Bisa Dilakukan?

Ringkasan

Tambahkan Tamu

Kategori & Group

Kategori Tamu

Group

Daftar Tamu

Cari & Filter

Status Blast

RSVP

Kirim Undangan

Atur Template WA Manual

Cara Kirim Manual

Kirim Ulang

1. Periksa Kuota

2. Tentukan Penerima

3. Klik WhatsApp Blast

4. Periksa Penerima

5. Pilih Template

6. Periksa Preview

7. Kirim Sekarang

8. Pantau Status

Manual atau WhatsApp Blast?

Aksi Tamu Lainnya

Kelola Banyak Tamu

Bulk Edit

Bulk Delete

E-Invitation

Export PDF